RESUME
“ OFFICE
LAYOUT “
( TATARUANG PERKANTORAN )
Mata Kuliah Manajemen Perkantoran
Disusun oleh :
Puji Rahayu (
10402244022 )
TATARUANG
PERKANTORAN
Produktivitas
suatu organisasi kadangkala dipengaruhi oleh penataan ruang kerja (layout).
Baik itu dalam arti positif maupun negatif. Dari segi keefektifan biaya, merancang sebuah
ruang kerja yang efisien sangat penting. Karena tata letak/tataruang melibatkan
tiga komponen, yaitu peralatan, alur kerja, dan karyawan, keterkaitan komponen
ini harus benar-benar dipelajari dan dianalisis ketika merencanaan ruang kerja karyawan
yang efisien.
Tataruang kantor menentukan apakah ruangan yang
digunakan secara efisien dan menguntungkan dan mempengaruhi bagaimana karyawan
memperoleh kepuasan pada pekerjaannya. Selain itu, tataruang berdampak sedikit
memberikan pengaruh pada karyawan di dalam lingkungan kerjanya.
Tataruang/ tata letak yang efisien memberikan keuntungan
operasional dan ekonomi :
·
Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara
efektif;
·
Menciptakan lingkungan kerja yang nyaman bagi
karyawan.
·
Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan
perusahaan.
·
Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
·
Meningkatkan produktifitas kerja karyawan/pegawai.
·
Memfasilitasi pengembangan organisasi dimasa
depan.
·
Memfasilitasi dalam hal pengawasan karyawan.
Perencanaan awal yang matang penting ketika
mempersiapkan tata letak untuk fasilitas baru atau ketika melakukan renovasi
besar dalam fasilitas yang ada. Perencanaan adalah tahap yang paling penting
dalam kegiatan tersebut, mempengaruhi semua tahap lain dan akhirnya akan
menentukan apakah hasil akhirnya efektif dan efisien.
Di samping perencanaan awal, yang dibahas secara
rinci dalam bagian berikutnya, melakukan proyek-proyek tata letak yang
melibatkan dua tahap lain: mempersiapkan seorang arsitektur dan gambar – gambar
bangunan dan kemudian membangun atau merenovasi.
Perencanaan ruang yang tidak memadai dapat
mengakibatkan produktivitas karyawan berkurang, absensi meningkat, menciptakan
pergantian (adanya karyawan lama yang
keluar dan diikuti masuknya karyawan baru), berkurangnya kenyamanan fisik
pada diri karyawan, dan penurunan semangat juang karyawan. Antara beberapa situasi
yang tampak dari perencanaan ruang yang tidak memadai adalah sebagai berikut:
·
Pertumbuhan di Masa Depan yang tidak dapat diprediksi
dengan akurat.
·
Penyimpanan fasilitas dan ruangan yang tidak
mencukupi
·
perabot kantor yang ada tidak dibutuhan dalam
aktifitas kantor
·
pola alur kerja tidak praktis dan kaku
·
pola lalulintas tidak efisien.
Organisasi yang memiliki manajer cenderung
melibatkan orang dalam pekerjaan desain kantor, bersama dengan manajer administratif
kantor. Meskipun manajer dan manajer administrasi kantor memiliki tanggung
jawab yang berbeda dalam organisasi, mereka bekerja secara kooperatif dalam
kantor, termasuk dalam mengatur ruang kerja karyawan.
Tiga konsep baru (telecommuning, hoteling, dan
kerja berbasis tim) dari pekerjaan-pengaturan yang mempengaruhi desain dan tata
letak kantor dan kemungkinan akan berdampak luas dan lebih lanjut di masa
mendatang.
Telecommuning adalah suatu pengaturan kerja yang
memungkinkan karyawan untuk tampil secara individu maupun kelompok dalam pekerjaan mereka. Dari sudut tataruang
perkantoran, lamanya karyawan bekerja, rendahnya pengalaman karyawan dalam
organisasi. Dari sudut pandang desain kantor, kawasan perkantoran dapat
dioptimalkan secara memuaskan. Misalnya, beberapa karyawan yang memiliki
kapasitas komunikasi yang baik dapat membagikan kepada karyawan yang lain dalam
organisasi.
Meningkatnya jumlah organisasi yang tampil dalam
kancah besar, mereka memiliki fungsi kerja
berbasis tim, yang anggotanya umumnya memiliki interaksi satu sama lain.
Oleh karena itu, lingkungan yang terbuka yang memfasilitasi komunikasi dengan
banyak orang pada pertemuan kecil kemungkinan perlu diada di semua
kantor/organisasi, kadang-kadang disebut sebagai "lingkungan", di
mana kerja berbasis tim sering ditemukan. Ketergantung pada sifat tugas yang
dilakukan oleh tim, privasi verbal mungkin penting. Akibatnya, beberapa ruang
pertemuan kecil mungkin perlu ditutup untuk mengakomodasi tim bekerja dengan
baik dan individu yang membutuhkan tempat yang cukup untuk berkonsentrasi pada unsur-unsur
tertentu dari tugas mereka. Semakin bertambah perabot kantor yang digunakan
oleh tim kerja yang dipasang pada kantor untuk memfasilitasi penataan ulang
wilayah kerja, akan cepat untuk mengakomodasi tugas di tangan.
Hoteling biasanya
melibatkan karyawan yang menghabiskan sebagian besar waktu mereka di luar
kantor, seperti perwakilan penjualan di luar. Ruang kerja biasanya dilengkapi
dengan telepon dan jaringan komputer.
Ketika jumlah karyawan organisasi yang bekerja di bawah pengaturan
telecommuting atau hoteling berdekatan satu sama lain, menyediakan mereka ruang kerja yang berdekatan mungkin
menguntungkan.
TAHAP PERENCANAAN AWAL
Perencanaan awal pada
tata ruang kantor adalah salah satu pekerjaan dari manajer administrasi kantor
yang sering/ biasanya dilaksanakan. Tapi begitu pekerjaan
awal selesai, keterlibatan mereka dapat menurunkan sedikit. Kegiatan banyak difokus pada perencanaan yang merupakan kebutuhan
dasar organisasi. Informasi
ini dikumpulkan dari proses penilaian dan kemudian diubah menjadi gambar dan
akhirnya dalam wujud rancangan yang sebenarnya.
Dalam beberapa organisasi, karyawan
melakukan perencanaan awal. Organisasi-organisasi lain dasar
perencanaan mereka pada upaya kolaboratif karyawan dan konsultan.
Tugas
Semakin bertambah tugas yang dilakukan oleh individu-individu memiliki peran penting dalam menentukan jenis fasilitas kantor yang mereka butuhkan untuk memaksimalkan produktivitas mereka. Sebagai contoh, karyawan yang sering bekerja sama memiliki kebutuhan kantor yang berbeda dibanding mereka yang jarang, jika pernah bekerja sama. Karena peningkatan kemampuan/tugas karyawan menuntut keergonomisan rancangan kantor sesuai dengan tugas-tugas mereka, agar produktivitas mereka bisa ditingkatkan. Selain itu juga, para karyawan dapat melakukan tugas-tugas dengan lebih cepat dari sebelumnya, yang memanfaatkan fleksibilitas desain kantor.
Arus Kerja
Arus kerja mengacu pada pergerakan
informasi baik secara vertikal (antara atasan dan bawahan atau sebaliknya)
maupun horizontal (antara karyawan dari tingkat tanggung jawab yang sama). Ketepatan analisis alur kerja sangat
penting dalam merancang tata letak yang efektif.
Sebuah alur kerja yang efisien,
ruang karyawan dan peralatan dalam sebuah pola yang memfasilitasi aliran garis
lurus informasi, yang membantu menghilangkan kesimpang-siuran pola kerja. Untuk mencapai aliran garis lurus,
tugas, tanggung jawab, dan kegiatan masing-masing karyawan harus benar-benar
dipelajari. Kurangnya perhatian pada alur kerja
sering mengakibatkan keterlambatan dalam pengolahan informasi, berlebihan dalam
hal penanganan dokumen, dan membutuhkan
karyawan untuk memaksimalkan usaha yang sebenarnya lebih daripada yang diperlukan.
Aliran bekerja di departemen di
ciptakan sebagian besar biasanya melibatkan dokumen sebagai sumber utama. Sebagai contoh, dalam sebuah departemen
peminjaman, sumber utama dokumennya mungkin aplikasi kredit, dalam sebuah
departemen akun hutang, dan departemen pembelian, yaitu pesanan. Sebuah cara
yang efektif untuk mempelajari alur kerja adalah ikuti alur pergerakan sumber
utama dokumen yang ada di departemen. Pergerakan ini mungkin jejak dari salah satu dari dua cara: (1) mempersiapkan
dan menganalisis bagan alur proses (lihat gambar 1-11) atau (2) mencatat atau
diagramming pergerakan dokumen pada pola
aliran kerja (lihat gambar 17-12).
Karena tata letak yang efektif
didasarkan pada keterkaitan antara peralatan, alur kerja, dan karyawan,
analisis harus dibuat dari efek komponen peralatan yang ada pada aliran kerja
antara karyawan. Terlebih, komponen peralatan yang melibatkan
penggunaan komputer dan / atau teknologi elektronik.
Bagan Organisasi
Berhubungan erat dengan studi
aliran kerja pada analisis grafik organisasi. Ketika aliran kerja terutama vertikal
(atasan – bawahan atau sebaliknya), bagan organisasi melukiskan secara jelas
kewenangan organisasi lini. Bagan organisasi juga mengidentifikasi
hubungan pekerjaan antara karyawan pada tingkat yang sama, sehingga membantu
menentukan posisi karyawan pada unit kerja.
Proyeksi Kebutuhan Karyawan di Masa Depan
Menentukan berapa banyak ruang yang
akan dibutuhkan pada tahun-tahun mendatang memerlukan ketepatan proyeksi pada
kebutuhan karyawan di masa mendatang. Berikut harus dipertimbangkan dalam
membuat proyeksi.
·
Kemungkinan
mengembangkan produk atau jasa baru yang akan membutuhkan penambahan jumlah karyawan kantor.
· Perusahaan diharapkan memiliki tingkat
pertumbuhan tahunan yang menguntungkan.
· Kemungkinan adanya penambahan jumlah
karyawan tahunan.
·
Kemungkinan
perubahan operasi kantor yang akan membutuhkan karyawan baru.
Tanpa mertimbangkan dengan cermat
faktor-faktor ini, penyesuaian kebutuhan ruang kerja organisasi dimasa depan
mungkin mengalami kesulitan.
Selain mempelajari aliran kerja
antara individu dan departemen, analisis mengenai media komunikasi: telepon,
e-mail, dan tatap muka antara individu dan departemen memberikan informasi yang
berguna. Ketika alur kerja, bagan organisasi, dan
jaringan komunikasi menunjukkan bahwa individu-individu tertentu dan departemen
memiliki kontak dan interaksi yang luas, individu dan departemen secara logis
dikelompokkan satu sama lain.
Departemen
dalam Organisasi
Kebanyakan
suatu organisasi berjalan apabila diorganisasikan oleh suatu fungsi, secara
spesifik oleh departemen atau lingkupnya. Seperti perkembangan teknologi
komputer, bagaimanapun telah membawa beberapa perubahan dalam struktur yang didapati
pada banyak organisasi. Menentukan ruangan pada setiap departemen kaitannya
dengan mempertimbangkan aliran kerja diantara bermacam departemen.
Beberapa
departemen, seperti akuntansi, keuangan, dan sistem informasi, sangat
berhubungan erat dan harus ditempatkan berdekatan. Demikian juga seringnya
departemen dengan kontak publik (humas), seperti pembelian dan sumber daya
manusia (SDM), harus ditempatkan dekat tempat pintu masuk atau tempat resepsi
(pertemuan).
Departemen
yang kegitannya menghasilkan suara yang mengganggu – seperti sebagai penerima
telpon (resepsionis) percetakan dan duplikasi, sebagai contoh – harus ditempatkan
dekat satu sama lain atau jauh dari tempat pusat pencatatan dan pusat pemprosesan
kata (tulis-menulis/surat-menyurat), harus ditempatkan se pusat mungkin untuk
kenyamanan dan untuk suatu pencapaian. Individu atau departemen dengan kontak
publik minimal, seperti Direktur dan pegawai kantor yang lain, harus
ditempatkan agak berjauhan, pemisahan secara wajar, ruangan yang tenang di
gedung.
Kantor publik dan privat
Pemanfaatan
yang lebih kantor publik
umumnya dan lebih sedikit
dari kantor privat.
Dahulu, ruang kerja pribadi digunakan untuk alasan gengsi dan status. Kantor privat memungkinkan karyawan
yang membutuhkan tempat yang tenang untuk konsentrasi dan untuk individu yang
pekerjaannya bersangkutan dengan pelimpahan material/tugas yang sifatnya
rahasia.
Berikut alasan yang
sering disebut untuk tidak
menggunakan kantor privat:
1)
Biaya
pengadaan kantor privat sangat lebih besar dibandiangkan daripada menyediakan sejumlah ruangan untuk sebuah kantor publik.
2)
Adanya
ruang kerja pribadi menyulitkan pengawasan terhadap
karyawan.
3)
Dinding permanen yang melingkupi ruang kerja pribadi membuat tata
ruang menjadi sulit.
4)
Pemanasan,
pendinginan, dan pencahayaan tempat lebih sulit daripada di tempat terbuka.
5)
Kantor
privat menghambat komunikasi.
Sebagai
alternatif untuk kantor
privat,
beberapa organisasi memfasilitasi
beberapa karyawannya dengan
voice privacy offices (suatu ruang kerja khusus yang dilengkapi dengan sound
sistem yang dapat digunakan untuk melakukan panggilan/mengumumkan suatu
informasi dan informasi tersebut dapat di dengar oleh seluruh karyawan karena
terhubung dengan ruang-ruang yang lain), seperti yang di
ilustrasi dalam gambar 4-5. Meskipun
tipe ruangan kerja ini tidak memberikan keleluasaan secara visual bagi
pemakaiannya, tetapi memberikan kemudahan dalam menyampaikan informasi secara
lisan.
Kebutuhan Ruang
Beberapa faktor yang menentukan minimumnya jumlah ruang
yang sesuai untuk karyawan dan bermacam ruangan kerja. Sebagai contoh, karyawan
yang menggunakan perlengkapan ketika melaksanakan pekerjaannya akan banyak
membutuhkan ruang daripada karyawan yang pekerjaannya tidak memerlukan
penggunaan perlengkapan. Faktor lain yang mempengaruhi alokasi ruang adalah
alam dan tipe mebel/perabot, lokasi struktur pilar dan tiang, jendela, dan
sifat bawaan di setiap pertanggungjawaban pekerjaan karyawan. Sebagai contoh, ketika
seorang karyawan menghabiskan banyak
waktu dari jam kerjanya dengan berkomunikasi dengan satu atau lebih individu
di kantornya, banyak ruang harus dialokasikan untuk mengakomodasi tanggungjawabannya
ini.
Kebutuhan ruang yang kecil untuk bermacam ruang kerja dan
karyawan di identifikasi dalam gambar 4-6. Gambar itu disajikan di dalam
ilustrasi yang sangat membantu dalam memperkirakan jumlah total ruang suatu
kebutuhan organisasi.
Pengkhususan Ruangan
Variasi dari tempat yang dispesialisasi harus
dipertimbangkan dalam perencanaan tata ruang kantor. Sifat alami dari organisasi adalah dasar yang menentukan
atas kebutuhan dan/atau tempat yang berguna.
Reception
Area (Tempat/ruang Peneriamaan Tamu)
Reception area merupakan kesan pertama terhadap
organisasi. Kesan pertama yang baik berdampak secara positif pada relasi publik
untuk jangka panjang, kesan pertama yang menyenangkan mungkin berakibat dalam
meningkatkan keuntungan untuk organisasi.
Banyak karyawan secara individu mengharapkan di tempatkan
di tempat penerimaan ini kapanpun dipertimbangkan ketika adanya penambahan
tenaga di tempat tersebut. 30 – 35 m2
dari ruangan dialokasikan untuk setiap individu. Oleh karena itu, untuk mengantisipasi
paling banyak 10 orang tiap waktu kerja, alokasi ruang seluas 300 – 350 m2
luas ruangan yang akan dibutuhkan.
Aliran lalu-lintas yang melalui tempat/ruangan itu juga perlu
dipertimbangkan. Tata ruang harus memfasilitasi perpindahan
karyawan saat menangani tamu
tanpa mengganggu seseorang yang duduk di tempat tersebut. Pertimbangan penting yang
lain termasuk pemilihan mebel/perabot, pengaturan warna, pencahayaan, dan
lokasi ruangan
lain yang terhubungan/terkait
dengan ruang penerimaan tamu. Blocking (pembagian) ruangan kantor tampak/mudah di jangkau dari tempat penerimaan tamu akan membantu memperkecil kemungkinan pengunjung akan kebingungan
dan bertanya pada karyawan.
Beberapa organisasi bagian produksi menggunakan tempat penerimaan
tamu untuk memperlihatkan/memamerkan produk perusahaan, mengingat suatu tontonan peta lain
mengidentifikasi lokasi dari cabang kantor. Contoh lain misalnya, menyediakan
presentasi video pendek yang menginformasikan kepada pengunjung tentang
bermacam operasi organisasi atau aktivitas organisasi.
Ruang Konferensi atau Dewan.
Dikarenakan biaya pengadaan ruang kantor meningkat, banyak organisasi tidak bisa bahkan
jarang mengusahakan
kemewahan tapi dengan memadukan/perluasan dan ditetapkan ruang dewan pengurus. Efek dari ruang konferensi atau dewan serbaguna seringkali
dipandang sebagai alternatif yang diinginkan. Seperti ruang yang cukup pemaduan
untuk pelayanan juga sebagai ruang dewan, namun
fungsinya belum cukup untuk
melayani sama seperti ruang konferensi, membantu memperkecil penggunaan biaya yang mahal dalam pengadaan
ruangan kantor. Tergantung pada ukuran dari organisasi dan kealamian dari
tata ruang, tambahan ruang konferensi yang lebih kecil mungkin dapat
dilokasikan dalam lingkungan kerja. Dibandingkan dengan masa mereka di beberapa tahun yang lalu, ruang konferensi di
banyak organisasi menjadi lebih sederhana untuk mengakomodasi peningkatan penggunaan tim
kerja, grup-grup kecil, dsb. yang memiliki tingkat kebersamaan.
Ruang konferensi atau dewan memiliki
fungsi serbaguna, tipe bangunan didesain
dengan efek
kedap suara, yang mana
ruangan
tersebut bisa dipisah ke dalam
dua atau tiga ruang yang lebih kecil. Pembuatan desain ini memungkinkan adanya kebersamaan/kekompakkan
dalam pemanfaatannya.
Ruang konferensi atau dewan dibuat lebih serba
guna dalam berbagai hal dengan
pemasangan gambar audiovisual
dan perlengkapan komunikasi. Di ruang dewan yang besar, mikrofon untuk
pengerasan suara kadangkala dipasang di langit-langit; banyak ruang dilengkapi
dengan telepon untuk melakukan atau menerima panggilan selama pertemuan/rapat. Ruang ini
bisa juga diperlengkapi dengan stop kontak jaringan computer, yang
memfasilitasi kecepatan
akses data dan informasi. Di beberapa hal, sistem telekonferensi, yang didiskusikan di Bagian 19,
terinstal di dalam ruang konferensi atau dewan. Hal lain yang biasanya
ditemukan perlengkapan seperti papan kapur, layar proyeksi, dan perlengkapan pencatatan.
Fasilitas dapur yang sederhana biasanya juga berdekatan dengan ruangan tersebut.
Ruang Komputer
Tiap m2 ruang komputer paling banyak menghabiskan biaya dari semua ruang
dalam banyak organisasi. Tidak ada ruang lain dalam gedung perkantoran yang
lebih membatasi lingkungan. Pabrik komputer menitikberatkan pada pentingnya mempertimbangkan
dengan sungguh-sungguh sebelum merencanakan dalam mendesain ruang komputer. Karena perangkat keras komputer berubah begitu
cepat, sedangkan
ruangan diakurasikan pembangunannya untuk beberapa tahun. Spesifikasi fisik dari
perlengkapan komputer juga harus
dianalisis dengan seksama dan dipertimbangan sebelum menentukan ukuran
ruang. Lagi pula, ketentuan harus dibuat untuk komputer dan alat pelengkap
ditempatkan tepat di gedung untuk diinterkoneksikan ke perlengkapan di dalam
ruang komputer.
Dalam merancang ruang komputer, pertimbangan yang fundamental adalah lokasi di
yang tahan dari resiko kebakaran. Dinding, lantai, dan langit-langit ruang komputer harus dikonstruksi dengan material tahan kebakaran. Karena air dapat membahayakan pemasangan computer, sistem pemadaman api
yang digunakan di ruang ini yaitu berbasis uap gas lebih baik daripada berbasis
air.
Pemeliharaan tepat pada temperatur dan level kelembapan
mempertinggi pengoperasi perlengkapan komputer. Temeperatur 75 derajat Fahrenheit dan level
relatif kelembapan 50% sangat direkomendasikan. Banyak pabrik perlengkapan juga menyarankan bahwa
pemasangan komputer
harus mempunyai sistem independen pengkondisian udara (AC) tersendiri di sistem gedung.
Secara tipikal, perlengkapan komputer terpasang diatas lantai yang sedikit agak tinggi (tidak
menyentuh lantai), suatu fitur yang digunakan pada tata ruang di masa depan berubah sedikit-demisedikit
sesuai perubahan struktur. Lantai yang dinaikan melindungi kabel yang
menginterkoneksi bermacam perlengkapan. Untuk menghemat energi, beberapa organisasi di iklim tropis menggunakan penghangat udara
dengan alat sebagai pelengkap
system pemanasan gedung. Selama musim dingin, penghangat udara yang dipasang untuk perlengkapan komputer, sering kali dibuat suatu lubang angin pada ruangan untuk mengurangi pendinginan.
Faktor pertimbangan lain adalah penyediaan ruang kantor yang sesuai untuk
personal komputer (pemprogram, pengawas, dan teknisi) dan kolong/tempat yang
cocok untuk penyimpanan media/alat yang sering
dipindah-pindah, seperti tape, akan
lebih baik apabila tempat penyimpanan disesuaikan dengan jumlah pelengkap yang
dibututuhkan.
Ruang
Persuratan
Sebagai pusat komunikasi, bagian surat-surat
memiliki dampak signifikan pada efisiensi dimana informasi bergerak masuk dan
keluar dalam organisasi. Untuk sebagian besar, tata letak yang tepat dapat
meningkatkan keefisienan bagian persuratan. Suatu ruangan harus terletak di
dekat dengan bagian penerimaan suatu kantor dan juga terletaknya terpusat agar
mudah dijangkau. Berikut ini tiga tempat/bangunan dalam bidang persuratan :
·
Tempat penerimaan : Dimana surat-surat masuk diterima dan tempat
pemusnahannya.
·
Tempat penyortiran : Dimana surat-surat disortir dan disiapkan
untuk distribusi di seluruh organisasi/bagian kantor.
·
Bagian pengiriman :
Dimana surat-surat yang akan dikirim dicap, disegel, dan disiapkan untuk
pengiriman.
Peredaran surat-surat melalui bagian persuratan harus
dipertimbangkan ketika memutuskan lokasi yang tepat dari berbagai jenis
perlengkapannya.
Ruang Percetakan dan Penggandaan
Ruang pencetakan dan penggandaan harus
ditempatkan di mana ia mudah diakses sebagian besar karyawan. Hal tersebut
terkadang sebagai pedoman untuk menemukan lokasi penggandaan yang dekat dengan
pusat kegiatan kantor. Khususnya kebutuhan material dan kegaduhan akibat
pemakaian peralatann dapat terkontrol. Ruangan juga harus berventilasi dengan
baik karena beberapa bahan yang ditemukan dalam pencetakan dan proses
penggandaan menghasilkan asap dalam jumlah yang cukup besar. Kebutuhan khusus
lainnya ialah adanya kamar gelap, fasilitas pencucian dan penyimpanan perkakas,
serta tempat yang memadai.
Bagian Pusat Data/Catatan
Untuk memaksimalkan kenyamanan, bagian pusat data/catatan
harus terletak di pusat organisasi/kantor. Ketentuan khusus mungkin juga perlu
dibuat untuk mengantisipasi terjadinya kebakaran, kondisi atmosfer yang tepat,
dan keamanan yang terkait masuk dan keluarnya karyawan. Karena jumlah
yang melebihi dari kapasitas ruang pusat data/catatan struktural pertimbangkan
dalam proses konstruksi/pembangunan gedung harus memenuhi syarat.
Pertimbangan Keamanan
Desain dan tata letak
kantor harus memfasilitasi pergerakan karyawan dari satu bagian ke bagian lain,
tata letak harus memungkinkan karyawan untuk bergerak dengan mudah melalui
airless daripada harus mengambil jalan pintas di area kerja. Airless dan
koridor tidak boleh terhalangi peralatan atau perabot. Anak tangga keluar masuk
harus sesuai dengan pedoman yang ditetapkan oleh Nasional Fire Protection
Association Code No. 101.
Pembangunan Bebas Hambatan
Pembangunann bebas hambatan merupakan faktor
penting untuk dipertimbangkan dalam perencanaan tata ruang (1973, kongres
melakukan tindakan rehabilitasi, yang mengharuskan semua gedung baru
pemerintahan dan bangunan organisasi swasta di mana lebih dari $ 2,5000 dari
dana pemerintahl yang digunakan untuk dapat diakses individu penyandang
cacat). Beberapa negara
memiliki fungsi legislatif. Fungsi tersebut untuk meningkatkan jumlah
organisasi/perusahaan yang mempekerjakan
individu penyandang cacat, membuat fasilitas yang tepat dan nyaman bagi mereka
hal tersebut merupakan layanan yang penting. Jasa arsitektur mampu memberikan
bantuan berharga dalam merancang dan merencanakan besar/kecilnya hambatan di tempat kerja.
Tahun 1990 Amerika dengan Disabilities Act juga
memiliki implikasi untuk perencanaan pekerjaan kantor. Tindakan itu menjamin
kesempatan yang sama bagi individu penyandang cacat dalam pekerjaan, akomodasi
publik, transportasi, negara dan pelayanan pemerintah daerah, dan komunikasi.
Karyawan diminta untuk menyediakan akomodasi yang wajar untuk individu
penyandang cacat, termasuk restrukturisasi pekerjaan dan memodifikasi peralatan.
Khususnya, tempat kerja atau peralatan yang seorang karyawan penyandang cacat gunakan
dalam menjalankan tugasnya agar tidak menjadi penghalang dan keprihatinan dalam
menjalankan pekerjaan.
Dalam perencanaan tata letak yang cukup lebar,
lorong, koridor dan pintu yang memfasilitasi. Workstations
(titik pusat kerja) kursi roda yang cukup
besar, untuk menampung kursi roda membutuhkan
setidaknya 60 X 60 cm untuk membuat kelokan
180 atau 360 derajat.
Ekspansi (Pengembangan)
Kemungkinan untuk ekspansi harus dipertimbangkan
setiap kali perubahan
tata letak. Untuk
memaksimalkan
fleksibilitas, banyak organisasi setiap tahunnya menyiapkan analisisn ruang demikian
juga penyiapan anggaran tahuanan. Analisis ruang biasanya dibuat untuk jangka lima tahunan, sepuluh tahuanan, dan 15
tahunanan.
Ketika usaha analisis ruang ikutilah
kriteria berikut :
-
Ruangan dibutuhkan untuk karyawan semua
tingkat dalam organisasi. Keseluruhan ruangan pada kategori ini dibuat untuk
diikuti: berbagai jenis tingkatan karyawan sesuai dengan organisasi dengan
banyak ruang yang dialokasikan untuk setiap jenis karyawan.
-
Ruangan dibutuhkan khusus untuk ruang
pertemuan, ruang komputer, dan ruang persuratan. Ruang tersebut umumnya berisi
perabot dan peralatan yang tingkat pemakaiannya tinggi pada jenis ruangan pada
tipe karyawan dengan tingkat kerja tinggi.oleh karena itu, besarnya ruang per
karyawan tiga kalilipat ruangan karyawan pada umumnya.
-
Dibutuhkan koridor dan aisles
Kondisi lingkungan
Kondidi lingkungan, pewarnaan (pengecatan), pencahayaan, penyejuk udara, dan kontrol
kebisingan, juga faktor penting untuk dipertimbangkan dalam perencanaan layout
Peralatan dan perabotan
Peralatan dan perabot, yang memiliki efek dari
keperluan, dekorasi, dan
kebisingan, juga harus dipertimbangkan dalam perencanaan layout.
Marak saat ini sistem perabot yang digunakan adalah terdiri dari berbagai modul yang memungkinkan setiap karyawan
untuk memiliki perabot yang paling sesuai dengan kebutuhan.
Pembiayaan
Ruang Perkantoran
Dapat dikatakan
bahwa investasi perusahaan dalam ruang kantor melebihi investasinya dibidang
SDM, di mana hubungan positif dari keduanya sangat dibutuhkan. Beberapa faktor
yang perlu diperhatikan dalam hal ini, antara lain menghipotekkan pembayaran,
pemanfaatan, pemeliharaan, biaya pemeliharaan, pajak, asuransi, kebutuhan akan
peralatan kontrol lingkungan kantor (AC, kelembaban), perlakuan khusus, lisensi
dan lain-lain.
Konsep Kantor Terbuka
Salah satu
keputusan strategis yang perlu diambil perusahaan dalam mendesain layout
perkantoran adalah apakah rnenggunakan konsep kantor konvensional dan konsep
kantor terbuka atau menggabungkan keduanya.
Banyak kekurangan : dinding konvensional banyak terdapat pada konsep
kantor terbuka. Kantor konvensional banyak menggunakan kantor privat dengan
dinding permanen yang sesuai dengan struktur organisasi. Konsep kantor terbuka,
pemanggilan rapat secara sederhana dengan hubungan pertamanan antara karyawan
yang memiliki tugas yang sama. Konsep kantor terbuka khususnya aktif dalam
kebutuhan organisasi untuk mempercepat perubahan tata ruang.
Perencanaan kantor terbuka terletak pada cybernetics organisasi, yang
berarti alur / proses informasi yang diperhatikan ketika mendisain tata ruang.
Arus informasi pada jenis organisasi
sesuai dengan alur persuratan, komunikasi telepon, dan tamu-tamu yang
datang. Perencanaan kantor terbuka sesuai dengan simulasi interaksi antar
individu, sesuai faktor : komunikasi, sistem dan tatacara analisis dan
konsultan komunikasi harus terbuka dengan arsitek dan disain interior ketika
membuat konsep kantor terbuka.
Konsep khusus kantor terbuka adalah sebagai
berikut:
1. Kantor
terbuka menggunakan dinding permanen dalam jumlah minimum. Daerah terbuka yang luas dengan sekitar 10.000 m2 ruang yang paling dibutuhkan untuk mengembangkan konsep kantor terbuka. Dengan menggunakan sistem jaringan bertingkat
untuk sambungan listrik dan telepon, pusat kerja individu dapat dengan mudah ditempatkan di setiap lokasi dan sudut.
2. Lokasi masing-masing pusat kerja mempengaruhi efisiensi alur kerja dan membantu mencegah penumpukan pekerjaan serta selang-seling dan mundur dari jadwal pekerjaan yang semestinya.
3. Menyediakan lingkungan kerja yang sesuai, perhatian khusus mungkin harus diberikan kepada akustik dan pengendalian
kebisingan. Perangkat akustik yang digunakan di kantor konvensional banyak yang tidak cukup untuk ruang kantor yang besar dan terbuka. Dinding peredam suara, langit-langit, panel, dan karpet mungkin harus digunakan. Pengkondisian akustik cukup ketika suara tidak lagi mengganggu pada jarak 15 meter dari sumber. Kontrol akustik juga merupakan fitur umum yang ditemukan
dibanyak komponen sistem perabotan.
4.
Keseragaman AC dan kontrol kelembaban di daerah terbuka yang
luas mudah
dicapai, meskipun sistem iklim yang sesuai untuk area kantor konvensional dirancang mungkin tidak sesuai untuk daerah terbuka yang luas.
5. Skema warna dan pengaturan perabot dapat memberikan lingkungan kerja yang
menyenangkan bagi karyawan. Penggunaan panel, furnitur modular, dan tamanisasi memberikan privasi sambil menambahkan estetis untuk daerah tersebut.
6. Perabot yang digunakan dalam kantor terbuka memfasilitasi efisiensi pekerja. Misalnya, jika sebagian pekerjaan individu lebih mudah dilakukan dalam posisi berdiri, furnitur dapat
dirancang untuk
mengakomodasi karyawan dalam posisi itu. Jumlah ruang penyimpanan yang diberikan kepada setiap karyawan ditentukan mereka sendiri atau sesuai kebutuhan penyimpanannya.
Beberapa manfaat dari penggunaan konsep kantor terbuka, sebagai berikut:
1.
Biaya tata letak di kantor dengan ruang terbuka jauh lebih sedikit dibandingkan dengan mengubah tata letak konvensional
2.
Biaya awal memasang/menciptakan kantor terbuka 10-25% lebih kecil dari biaya pemasangan ruang konvensional.
3. Pengurangan
jumlah dinding permanen dan kantor private meningkatkan penggunaan ruang yang
tersedia sebesar 15-20 %;
4.
Konsep kantor terbuka meningkatkan produktivitas kantor dengan meningkatkan efisiensi kerja rendah, meningkatkan komunikasi, meningkatkan moral pekerja,
meningkatkan rasa keterlibatan pekerja, dan menciptakan lingkungan kerja yang
lebih nyaman.
5.
Kantor terbuka membantu menghemat energi karena pemanasan, ventilasi, dan sistem pengkondisian udara tidak terhalang oleh dinding permanen.
Model Kantor Berkonsep Terbuka :
Pendekatan Modular Workstation
Karakteristik dari pendekatan modular workstation adalah penggunaan panel tergantung komponen furnitur untuk
menciptakan area kerja individu. Lemaripenyimpanan file ditempatkan berdekatandengan meja. Unit modular menyediakan karyawan dengan kantor "total" dalam hal ruangmeja, ruang file, ruang penyimpanan, pencahayaan. Unit-unit ini,yang dapat dirancang khusus untuk memenuhi
kebutuhan spesifik
dari karyawan.
Pendekatan modular, dalam keadaan tertentu, lebih disukai dari pendekatan cluster workstation atau pendekatan landscape. Pendekatan modular ini cocok untuk situasi-situasi yang membutuhkan ruang penyimpanan yang cukup besar. Bila dibandingkan
dengan tata
letak konvensional, pendekatan modular ini sangat menguntungkan karena dinding permanen dihilangkan, dan area kerja dirancang
di sekitar kebutuhan spesifik dari tiap pengguna. Keuntungan lain yang berbeda adalah kemudahan dan kecepatan yang perubahannya dalam tata letak dapat dibuat.
Movable (Pendekatan) Cluster workstation
Karakteristik
unik dari pendekatan ini adalah pengelompokan wilayah kerja sebagai inti umum, seperti satu set panel
yang memanjang dari jari-jari hublikes di
roda. Panel ini digunakan untuk
mendefinisikan area kerja setiap
karyawan, yang meliputi ruang
permukaan, ruang penyimpanan, dan menulis. Meskipun ada pengecualian, cluster workstation
tidak rumit seperti stasiun kerja modular atau wilayah kerja diberikan kepada karyawan yang menggunakan pendekatan kantor terbuka. Pendekatan cluster cocok untuk situasi kerja di mana karyawan menghabiskan sebagian hari kerja mereka
jauh dari area kerja mereka.
Pendekatan
klaster workstation menawarkan keuntungan yang berbeda untuk menyediakan
fleksibilitas yang cukup dalam mengubah tata letak dan mendesain ulang tempat kerja
individu. Selain itu, pendekatan ini dipandang sebagai lebih ekonomis daripada pendekatan
modular atau landscape.
Landscape
Dikembangkan
oleh tim Quickboner di Jerman, kantor landscape diimplementasikan di negara itu untuk pertama kalinya pada tahun 1960 dan sekarang sedang digunakan cukup banyak di negeri ini. Untuk
batas tertentu, landscape merupakan perpaduan dari pendekatan modular dan cluster workstation.
Selain, itu penggunaannya memanfaatkan tanaman dan dedaunan di dekorasinya. Skat dari area kerja, furnitur
yang disusun di kelompokkan berdasarkan
berbagai sudut.
Dalam
tata letak konvensional, memiliki kantor pribadi adalah simbol status. Di kantor landscape, status diberikan
kepada karyawan melalui tugas pekerjaan mereka, lokasi dan ukuran dari
tempat kerja mereka, dan dari jumlah perabot mereka diberikan bukan merupakan simbol.
Mempersiapkan Layout (Tata ruang)
Manajer
administrasi kantor sebagian besar
bertanggung jawab untuk perencanaan dan perancangan perubahan tata letak sebagian
kecilnya. Dalam kasus seperti itu, informasi berikut akan membantu.
Setelah
menyelesaikan studi dan menganalisis
setiap faktor desain dan tata letak yang penting, sebuah model skala dari
rencana lantai harus disiapkan.
Untuk memfasilitasi persiapan,
buatlah cetak biru konstruksi yang
menunjukkan lokasi pilar dukungan, pintu, jendela, tangga, dan fitur struktural
lainnya yang akan berguna.
Setelah
area lantai di skala, lokasi yang tepat
dari masing-masing furniture dan peralatan harus ditentukan. Keperluan yang mungkin harus tersedia untuk mempersiapkan
tata letak adalah template, sobekan/potongan gambar, model plastik, model
magnetik, dan komputer-dibantu
dengan desain. Untuk menjamin hubungan
spasial yang akurat, gambar lantai
dan perabotan dan gambar peralatan harus menggunakan skala yang sama.
Templates
terdiri
dari versi skala
furnitur dan peralatan, template biasanya terbuat
dari karton atau plastik.
Template adalah yang digunakan dalam
melacak berbagai item pada
tata letak.
Cutout (Potongan gambar/sobekan
gambar)
Potongan
gambar dibeli dalam lembaran. Furnitur individu atau
gambar peralatan hanya dipotong dari lembaran. Dua jenis guntingan yang
tersedia yaItu, kertas dan milar
diri mengikuti.
Plastic
Models (Model plastik)
Skala
versi model plastik terdiri dari berbagai
potongan-potongan furnitur kantor
dan peralatan. kemudahan pada
model ini dapat direposisi pada rencana lantai dengan memfasilitasi eksperimen dengan kemungkinan berbagai tata letak.
Magnetic Board (Model magnetic)
Furniture
dan peralatan model magnet juga sering
digunakan untuk mempersiapkan tata
letak kantor. Meskipun magnet
mudah melekat pada
papan, tetapi mereka dapat dengan mudah
direposisi.
Computer Aited Desain (Desain yang
dibantu dengan komputer)
Desain
dengan bantuan komputer menggunakan
teknologi komputer dan perangkat
lunak yang sesuai untuk membantu dalam
merancang tata letak yang efektif.
Beberapa program perangkat lunak komputer yang terjangkau saat ini
tersedia untuk memfasilitasi proses
tata letak desain yang mudah dan efisien.
Beberapa
program CAD memberikan tata letak yang optimal setelah variabel penting
seperti dimensi wilayah, ukuran dan jumlah workstation, dan gang-gang dan koridor adalah input. hal lain mengharuskan pengguna menggambar dimensi daerah
dan konfigurasi workstation
pada layar terminal tampilan video. setiap item
pada layar, seperti dinding atau peralatan
atau perabot, dapat dengan mudah dipindahkan menggunakan pena cahaya atau fitur drag
dan drop dari mouse komputer.
sebagian besar sistem CAD juga memfasilitasi penyusunan
salinan tercetak dari
setiap layar konfigurasi.
Implikasi
bagi manajer
administrasi kantor
Dalam
banyak organisasi, manajer administrasi
kantor memiliki perbedaan yaitu memiliki
keahlian yang lebih besar daripada
karyawan lainnya dalam perencanaan
dan perancangan tata letak. Alasan untuk perbedaan
ini adalah jelas, karena ia
lebih akrab dengan banyak faktor yang harus dipertimbangkan dalam
proses perencanaan dan perancangan. Tidak ada karyawan lain yang mungkin akan begitu
akrab dengan pola aliran organisasi bekerja atau proses
komunikasi. kecuali organisasi mempekerjakan seorang perencana ruang dengn waktu penuh, tidak ada orang lain mungkin akan pengetahuan lebih tentang perkembangan baru dalam tata letak dari manajer kantor administratif.
Sebuah
proyek tata letak melibatkan
lebih dari sekedar menempatkan furnitur
dan peralatan di daerah tertentu. Organisasi yang melaksanakan
proyek-proyek tata letak yang hanya
menata ulang perabotan dan peralatan
segera menemukan bahwa hasilnya tidak ideal seperti yang
diharapkan. Satu-satunya cara untuk menyelamatkan
proyek yang dilakukan dengan cara ini adalah menilai secara
hati-hati faktor penting lainnya yang
mempengaruhi tata letak kantor
dan untuk /kemudian membuat perubahan
yang diperlukan.
Kecuali
manajer kantor administrasi telah memiliki pelatihan mendalam dalam merancang tata letak kantor,karena
ia telah disarankan untuk berkonsultasi dengan individu-individu yang memiliki keahlian yang dibutuhkan. biaya konsultasi
kemungkinan akan diimbangi berkali-kali dengan memiliki tata letak, efisien dan efektif dari awal, terutama jika alternatifnya adalah pengembangan tata letak melalui proses memukul-atau-meleset.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar